Каталогизация

Каталогизатору здесь про то, что меняется в ежедневной работе и где уходит время. Директору — про то, во что обходится необработанный фонд и какие есть способы его разобрать.

Зачем нужна каталогизация

Издание, которого нет в электронном каталоге, для читателя не существует. Он его не найдёт, не закажет и не узнает, что оно есть в фонде. Библиографическая запись — это то, по чему книгу ищут, выдают и учитывают: автор, заглавие, год, издательство, содержание, тематические рубрики, место хранения.

От качества записи зависит, найдут ли издание. Запись без содержания и рубрик отвечает только тому, кто уже знает точное заглавие.

Чем каталогизация тяжела сегодня

Ввод занимает время. Полная запись с содержанием, аннотацией и рубриками набирается руками около получаса. Тридцать минут на издание — это два-три десятка изданий за рабочий день при условии, что каталогизатор больше ничем не занят.

Поступления копятся быстрее, чем обрабатываются. Необработанная партия лежит в отделе, а читатель тем временем не видит её в каталоге.

Описание расходится между сотрудниками. Один заполняет содержание, другой пропускает, третий иначе формулирует рубрику. Через год каталог отвечает на запросы неровно.

Как ведут каталог

Ручной ввод по правилам. Каталогизатор открывает лист ввода и заполняет поля RUSMARC с издания в руках. Способ точный и медленный, требует знания формата.

Заимствование готовой записи. Запись ищется во внешних источниках — сводных каталогах, базах книготорговых организаций — и дорабатывается под свой фонд. Помогает только с теми изданиями, которые уже кто-то описал. Краеведение, малотиражные и старые издания заимствовать неоткуда.

Новый способ: запись по фотографии

Издание снимают, а запись собирается из снимков.

Съёмка издания: обложка, титульный лист и его оборот, содержание

Что происходит дальше.

• Извлечение данных. С обложки, титульного листа, его оборота и содержания распознаются автор, заглавие, выходные данные, ISBN, сведения об ответственности.
• Предметизация и рубрикация. Тематические рубрики и ключевые слова проставляются по содержанию издания, а не по заглавию.
• Маркировка экземпляров. Записываются метки RFID и штрихкоды, экземпляр ставится на учёт.
• Передача в АБИС. Готовая запись уходит в вашу систему по API. Менять действующую АБИС не нужно.

Каталогизатор проверяет готовые поля, а не набирает их с листа

Что меняется в работе каталогизатора. Он перестаёт набирать и начинает проверять. Решение о том, верна ли запись, остаётся за ним, а механическая часть уходит машине. Две минуты на издание вместо тридцати.

Этот способ работает как сервис обогащения фонда.

Что умеет модуль каталогизации

Ключевая задача модуля — формирование и поддержание полного, структурированного и стандартизированного электронного каталога библиотеки. Модуль обеспечивает создание, редактирование, организацию и публикацию библиографических записей в строгом соответствии с российским форматом RUSMARC.

1. Ведение каталога и управление жизненным циклом библиографических записей

   • Создание и редактирование записей в формате RUSMARC: полнофункциональный редактор для работы со всеми полями и подполями формата RUSMARC.
   • Ведение связей: формирование и управление связями 4-го блока RUSMARC между записями.
   • Работа с электронными ресурсами: прикрепление и управление цифровыми объектами (обложки, сканы, аудио, видео) через поле 856 RUSMARC.
   • Управление шаблонами (листами ввода): создание и настройка специализированных форм-шаблонов для разных типов документов (книги, статьи, ноты, электронные ресурсы), ускоряющих и стандартизирующих процесс каталогизации.
   • Администрирование справочной базы: организация и ведение около 350 встроенных справочников RUSMARC (индикаторы, коды полей, тематические рубрикаторы и пр.), а также словарей.
   • Операции с записями: копирование существующих записей для создания новых; автоматическая проверка на дублетность при добавлении записи в каталог.
   • Управление публикацией и исключением записей: контроль статуса публикации записей в общедоступном каталоге, в том числе процедура исключения записей из каталога по соответствующему постановлению.

2. Формирование выходных форм по ГОСТ

   • Генерация библиографического описания: автоматическое форматирование описания записи в строгом соответствии с ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».
   • Создание каталожных карточек: формирование макетов карточек для печати или электронного представления по ГОСТ Р 7.0.13-2011 «Карточки для каталогов и картотек, макет аннотированной карточки в издании. Общие требования и издательское оформление».

3. Импорт, экспорт и обмен данными

   • Экспорт записей в формате ISO 2709 для обмена библиографическими данными с другими библиотечными системами и организациями.
   • Экспорт записей в текстовый редактор (MS Word) для оформления библиографических списков и справок.
   • Заимствование записей: инструменты для поиска и импорта готовых библиографических записей из внешних источников (сводные каталоги, базы данных книготорговых организаций) с возможностью их последующей доработки.

4. Администрирование и аудит каталога

   • Проведение групповых операций: выполнение массовых изменений, корректировок или обновлений над множеством записей одновременно по заданным критериям.
   • Ведение полной истории изменений: фиксация всех правок, вносимых в библиографические записи, с указанием автора, даты, времени и содержания изменения. Это обеспечивает прозрачность, возможность отката ошибок и контроль работы сотрудников.